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兴安县人民政府办公室关于进一步规范公文办理改进会风的通知
 

兴政办〔2017〕97号


各乡(镇)人民政府,县直各单位:

近年来,各乡镇、县直各单位认真贯彻落实《党政机关公文处理工作条例》和自治区、桂林市有关文件规定,公文处理及会议工作总体情况较好。但也发现一些单位存在违反行文规则报送公文、报送公文材料不齐全、不按规定时限报送和接收公文、违反会纪会风等问题。为进一步规范公文办理、改进会风,根据《党政机关公文处理工作条例》精神和桂林市政府公文办理规定和程序等要求,结合我县实际,现就进一步规范公文办理改进会风有关事宜通知如下:

一、进一步规范公文报送

(一)规范报送渠道。各乡镇、县直各单位要严格按照隶属关系和职权范围报送公文,属于政府职权范围内的工作,报送县政府。报送县政府的公文,应按照“一个口子进”“一个口子出”的原则,统一报送县政府办公室行政股(联系电话:6212208),县政府办公室行政股对公文进行审核、登记后,按规定程序呈批。报送公文时,要注明联系人及办公电话、手机号码,加盖机关印章。

报送县政府的请示性公文,上报公文的落款时间与送达县政府办公室的时间相差不能超过2个工作日,超时限的,需另行报文;上报县政府的特急件、加急件须在请示文中注明加急办理的原因,由于主办单位的原因造成延期报文的,由县政府办公室登记备案。

县直单位报送县政府的请示性公文,凡涉及其他单位职权的,主办单位必须主动征求相关单位意见,并收集整理后,行文上报或联合行文上报县政府审批;单位意见有分歧的,主办单位要主动协商,协商后仍不能达成一致意见的,主办单位应列明各方理据,并提出办理建议报县政府审定。

各乡镇上报的请示性公文,由县政府办公室向县直有关单位征求意见。规范性文件拟提交县政府常务会研究议题的法律审查,由县政府办公室相关股室征求县法制办意见。

各乡镇、县直各单位以外的二层机构等单位需向县政府请示事项的,必须先向其主管的县直部门或乡镇报告,由其主管的县直部门或乡镇行文向县政府请示。

对不符合相关规定的请示性公文,县政府办公室将作退文处理并登记备案,以书面形式通知报文单位(见附件1)。应征求而未征求意见的报文,除县政府领导交办或特殊情况外,一律作退文处理。因不符合相关规定导致退文所造成的责任,由报文单位承担。

(二)规范公文格式。报送的公文要严格按照公文格式制作,发文机关标识、发文字号、成文日期、署名、公章等要完备,特别是向县政府报送的“请示”、“报告”类公文应采用规范的上行文格式,公文用纸采用国家党政机关规定的标准A4型纸张,不得以内部信函等方式报送。公文应由单位主要负责人审签,主要负责人因公外出的可以由主持工作的负责人审签,并作相关说明后送县政府办公室按程序办理;公文应正确标注公文紧急程度,有明文规定需在24小时内处理的公文应标注“特急”(含标注“特提”或“特急”的电报,下同);有明文规定需在5个工作日内处理的公文应标注“加急”,未标注紧急程度的来文视为普通件。报送纸质公文应同时报送公文电子文本,电子文本的内容要与纸质公文一致,正文内容以word格式报送,相关文件依据及背景材料,除机要文件和涉密文件外,可以报送扫描件。

(三)规范使用文种。各乡镇、县直各单位向县政府请求指示、批准的事项,必须使用“请示”文种;向县政府汇报工作、反映情况、答复询问的,必须使用“报告”文种。不得混用“报告”和“请示”文种,对“报告”类公文夹带“请示”或需要办理的建议事项的,作退文处理。“请示”类公文不得多头报送,须做到一文一事。

(四)完备各类素材。报送县政府的请示性公文,请示事项要单列、明确、具体,应合法合规、诉求正当、论据充足。主办单位应对法律依据、参考材料、代拟稿、征求意见情况等背景材料进行整理综合,对应公文内容设置附件,随文报送,并附起草修订说明及《征求意见反馈整理表》(见附件2)。

二、进一步精简各类公文

各乡镇、县直各单位要严格按照中央八项规定精神和相关规定要求,深入推进精简公文工作。根据工作需要和公文内容确定发文范围和数量,严格控制发文总量。属专项工作机构内部事务的,由专项工作机构办公室办文呈报县政府对应领导同志审签发文;属部门职责范围内工作的,由各部门自行发文;涉及跨部门工作的,由部门之间协商联合发文;县各类领导小组因成员变动调整的,由县政府、县政府办公室下文调整担任领导小组组长或副组长的县政府领导同志,其他成员的调整,由领导小组办公室报领导小组组长审批后自行发文,报县政府办公室备案。部门职权范围内能够解决或通过部门协商能够解决的事项,由部门自行解决。重要工作、重大事项以及贯彻落实中央、自治区、桂林市和本县重大决策部署的情况要及时报告,减少一般性工作情况汇报。

三、提高单位协商效率

县直单位或乡镇人民政府之间征求意见、协商事项或会签文件时,除主办单位有明确的时限要求外,相关部门或乡镇一般应在5个工作日内予以回复(一般性公文征求意见时长不超过3个工作日;土地规划类、项目类公文和规范性文件以及可能需提交县政府常务会研究类公文征求意见时长,原则上不超过5个工作日);通知另有时限要求的,按其要求办理;如因特殊情况不能按期回复,相关单位应主动与主办单位沟通并商定回复时限及方式,在规定时限内未回复或未沟通商定回复时限的,主办单位可视为同意或无意见,并据此继续办理有关公文,但应在报送县人民政府的公文中说明情况。

四、明确报文时限要求

报送县政府的请示性公文,一般事项(即普通件)须在来文事项要求办结时限前5个工作日以上报送县政府;特急件需提前1个工作日以上、加急件需提前3个工作日以上报送县政府;特殊情况需加快办理的,提出时限要求。按相关规定需县政府常务会议审议或协调会研究的请示性公文(突发性事件除外),须提前10个工作日以上报送县政府。请求以县政府名义向上级或其他单位行文的,主办单位须提前3个工作日以上将有关材料报送县政府,不足3个工作日的,主办单位应提前与承办股室沟通并作出说明。

县政府领导召开会议,由相关单位草拟纪要、整理讲话稿的,办理单位须在会议结束后3个工作日内,按要求上报初稿;领导有具体时限要求的,按其要求办理。

由于主办单位的原因造成延期报文的,由县政府办公室进行登记,因延期报文造成的后果由主办单位承担。

五、加强县政府领导批示办理情况反馈

县政府领导对公文的批示、指示、签批等,各乡镇各部门应及时接收、办理。纸质公文批示,相关单位和部门应在接到县政府办公室电话或短信等方式通知后的1个工作日内取回,并及时办理;紧急公文按通知要求及时领取。对接收不及时并造成工作延误的,由县政府办公室进行通报批评。原则上,主办单位应在5个工作日内办结,同时上报书面办结报告,并附县政府领导批示复印件;需要长期处理的公文,各主办单位应每月书面报送阶段性办理报告,办结时再上报书面办结报告;县政府有明确限定办结时限的,按时限要求及时上报书面办结报告,并附县政府领导批示复印件。不能按时反馈的,要书面说明原因。县政府领导批示多个单位办理的公文,由主办单位负总责,并牵头汇总办理情况;相关单位要按照主办单位安排,积极沟通、协商、承办并反馈办理情况。县政府办公室及县政府督查室要按照政务督查工作相关规定对各乡镇各单位办理情况进行督查。

六、加强公文接收管理

县政府、县政府办公室印发的非涉密公文和县政府领导对公文的处理意见,县政府办公室承办股室应以电话或短信等方式通知相关单位领取、查收。特急件下发后超过6小时、加急件下发后超过12小时、普通公文下发后超过24小时,仍未查收、领取的单位,由县政府办公室进行登记。县政府办公室通过公文发文系统、传真、纸质文件等方式下发的公文,各乡镇、县直各单位应按照及时、高效的要求查收、领取并办理。

各乡镇、县直各单位因系统出现故障、更改系统用户名称不能正常接收公文,应及时告知县政府办公室调整发文方式,并与县政府信息管理中心联系修复事宜,确保公文传递和接收顺畅。

七、加强公文保密工作。严格执行相关法律法规和保密

制度,涉密公文应按要求分类做好各环节的保密工作,任何单位和个人不能将密级或未标注密级的中央、自治区机要文件(含标注“公开发布”的机要文件)在新闻媒体、互联网、微信上发布、传播和使用;未定密级的公文,除按照《政府信息公开条例》应向社会公开的之外,其他公文按公文公开属性管理。县政府领导的批示件,除由县政府办公室以新闻报道、政务公开、政府信息公开、批复来文等正式渠道和规定程序进行公布外,未经领导本人或县政府办公室同意,任何单位和个人不得以任何形式公开和扩散。

八、进一步改进会风

请求以县政府名义召开会议的,主办单位应参照县政府办公室会议通知的格式(见附件3)代拟会议通知一并上报。凡报请以县政府名义召开的会议,必须符合以下条件:确属县政府事权;综合性较强,事关全县或涉及多个领域和单位,需要以县政府名义部署和协调的工作。

县长召开的全县性会议,可以要求乡镇长和县直各单位主要领导参加。副县长召开全县性会议,可以要求乡镇分管领导及分管工作单位的主要领导和相关单位的负责同志参加;因工作需要,经请示县长同意,也可以要求乡镇及相关单位的主要领导参加。单位召开的全县性会议,可以要求对口单位负责同志参加,可邀请县直相关单位的业务股室参加。减少参会人员,会议只安排与会议内容密切相关的人员参加。

各乡镇、县直各单位要按要求及时收(领)会议通知和反馈参会信息;要严格按照通知要求派员参加会议,因特殊情况不能参加的,要书面请假;紧急情况下可先电话请假,后补书面请假;经县政府领导或会议主持人同意后,可安排合适人员参会。参会人员不得无故缺席、迟到、早退。

除特殊情况外,县政府常务会的议题主办单位和涉及单位都应由行政主要领导参加会议。确实因故不能参加的,须向会议主持人请假并说明原因,经同意后可派分管副职领导参加,并向县政府办公室报备。原则上各单位参加会议的行政主要领导不得带副职领导和其他工作人员进入会场,个别专业性强的议题可指定专业人员汇报。议题主办单位主要领导不能参会的,原则上该议题暂缓提交会议研究。

九、加强通报和责任追究

各乡镇、县直各单位要认真学习和执行本《通知》规定。县政府办公室和县政府督查室要加强对全县政府系统公文办理工作和参会情况的督促检查,对各乡镇、县直各单位的公文领取、公文办理、签批反馈、材料报送时间延期情况和参会情况进行登记。自下文之日起,凡不按要求办理和管理公文的单位,对无故缺席、迟到、早退的参会单位和人员,县政府督查室将进行不定期通报,在年终绩效考评时予以扣分。对违反公文办理相关规定,给工作造成严重后果的单位和个人,要按相关规定追究责任。

附件:1.兴安县人民政府办公室公文不予受理单

2.征求意见反馈整理表

3.兴安县人民政府办公室会议通知基本格式


兴安县人民政府办公室

2017年11月10日